La importación de múltiples archivos en Excel ha sido históricamente un proceso tedioso y propenso a errores. Tradicionalmente, cada archivo debía ser importado, transformado, copiado y pegado en una tabla maestra de manera manual. Dependiendo del volumen de datos y la complejidad de las transformaciones, esta tarea podía convertirse en un verdadero dolor de cabeza. Sin embargo, Power Query ofrece una solución eficiente para automatizar este proceso, eliminando riesgos y reduciendo tiempos de trabajo.

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Problemas Comunes en la Importación de Múltiples Archivos

Al importar y consolidar archivos en Excel, es común enfrentarse a los siguientes problemas:

• Proceso manual y repetitivo: Cada archivo debe ser importado y transformado individualmente.
• Alto riesgo de errores: La copia y pegado manual pueden generar inconsistencias.
• Falta de automatización: Cada nueva incorporación de datos requiere rehacer el proceso.

Power Query aborda estos desafíos proporcionando una herramienta robusta para la importación y consolidación de múltiples archivos con facilidad.

Importación de Archivos desde una Carpeta en Power Query

Power Query permite importar todos los archivos contenidos en una carpeta específica y combinarlos en una única tabla. A continuación, se explica paso a paso cómo hacerlo.

1. Extracción de la Lista de Archivos

Para comenzar, es necesario obtener la lista de archivos que se encuentran en una carpeta específica:

let
    Source = Folder.Files("C:\Ruta\A\La\Carpeta"),
    FilteredFiles = Table.SelectRows(Source, each Text.Lower([Extension]) = ".csv")
in
    FilteredFiles

1. Abre un nuevo libro de Excel.
2. Ve a la pestaña Datos → Obtener datos → Desde archivo → Desde carpeta.
3. Haz clic en Examinar y selecciona la carpeta donde se encuentran los archivos.
4. Presiona Aceptar.
5. Power Query mostrará una lista con los archivos de la carpeta, incluyendo nombres y propiedades.

2. Filtrado de Archivos por Tipo

Para evitar problemas con archivos no deseados, es recomendable filtrar solo los archivos de tipo CSV:

let
    Source = Folder.Files("C:\Ruta\A\La\Carpeta"),
    LowercaseExtension = Table.TransformColumns(Source, {{"Extension", Text.Lower}}),
    FilteredFiles = Table.SelectRows(LowercaseExtension, each [Extension] = ".csv")
in
    FilteredFiles

Este código asegura que solo se trabajará con archivos CSV, evitando posibles problemas con formatos distintos.

3. Combinación de Archivos en un Solo Conjunto de Datos

Una vez filtrados los archivos correctos, se procede a combinarlos:

let
    Source = Folder.Files("C:\Ruta\A\La\Carpeta"),
    FilteredFiles = Table.SelectRows(Source, each Text.Lower([Extension]) = ".csv"),
    TransformBinary = Table.AddColumn(FilteredFiles, "BinaryContent", each Csv.Document([Content])),
    ExpandedData = Table.ExpandTableColumn(TransformBinary, "BinaryContent")
in
    ExpandedData

1. Identifica la columna Contenido, que contiene los archivos binarios.
2. Presiona el icono de doble flecha en la columna Contenido.
3. Power Query combinará los archivos en un solo conjunto de datos.
4. Se importarán los datos, se promocionarán encabezados y se asignarán tipos de datos automáticamente.

4. Ajuste de Tipos de Datos y Limpieza Final

Para asegurarse de que los datos sean correctos y estén listos para el análisis, es importante realizar algunos ajustes:

let
    Source = Folder.Files("C:\Ruta\A\La\Carpeta"),
    FilteredFiles = Table.SelectRows(Source, each Text.Lower([Extension]) = ".csv"),
    TransformBinary = Table.AddColumn(FilteredFiles, "BinaryContent", each Csv.Document([Content])),
    ExpandedData = Table.ExpandTableColumn(TransformBinary, "BinaryContent"),
    ChangedTypes = Table.TransformColumnTypes(ExpandedData, {{"Date", type date}, {"Account", Int64.Type}, {"Amount", type number}})
in
    ChangedTypes

Renombra la consulta con un nombre significativo, como “Transacciones”, y cierra la ventana de Power Query seleccionando Cerrar y Cargar.

5. Creación de un Informe con Tabla Dinámica

Con los datos consolidados, ahora es posible generar un informe dinámico:

1. Selecciona cualquier celda en la tabla resultante.
2. Ve a Insertar → Tabla dinámica.
3. Crea la tabla dinámica en la misma hoja de cálculo.
4. Arrastra la columna Monto a Valores.
5. Arrastra la columna Fecha a Filas.
6. Haz clic derecho en una fecha dentro de la tabla dinámica y selecciona Agrupar → Meses y Años → Aceptar.

Ahora tendrás una tabla dinámica que resume automáticamente la información consolidada de todos los archivos.

Beneficios de Usar Power Query para la Importación Masiva

• Automatización del proceso: Una vez configurada la consulta, solo debes actualizar los datos.
• Menos errores manuales: La consolidación automática reduce la intervención humana.
• Escalabilidad: Puedes agregar nuevos archivos a la carpeta y se incluirán automáticamente en la consulta.
• Flexibilidad: Permite transformar y modelar los datos según sea necesario.

Conclusión

Power Query simplifica la importación y transformación de múltiples archivos en Excel, convirtiendo un proceso manual y tedioso en un flujo de trabajo automatizado y eficiente. Implementar esta solución no solo mejora la precisión de los datos, sino que también ahorra tiempo valioso en la consolidación de información. Si trabajas regularmente con grandes volúmenes de datos, esta herramienta puede marcar una gran diferencia en tu productividad.

¡Explora Power Query y lleva tu análisis de datos en Excel al siguiente nivel!